[Kontribusi] Tips merespons kebiasaan permintaan surat konfirmasi fakta saat investigasi rumah sakit dan apotek

Ketika petugas pemeriksa Pusat Kesehatan atau Badan Penilaian Asuransi Kesehatan mengetuk pintu institusi medis atau apotek, ada dokumen yang tanpa gagal muncul di akhir pemeriksaan. Dokumen yang disebut 'surat konfirmasi fakta' atau 'surat konfirmasi fakta pelanggaran'. Bentuknya sederhana. Yaitu pihak yang diperiksa menandatangani dengan tulisan tangan sendiri bahwa 'saya mengonfirmasi telah melakukan tindakan pelanggaran seperti di bawah ini'. Namun, daya dampak hukumnya sama sekali tidak sederhana.

Pengadilan memperlakukan dokumen ini sebagai bukti yang praktis setara dengan pengakuan. Mahkamah Agung Korea Selatan mempertahankan sikap bahwa apabila instansi administrasi memperoleh surat konfirmasi yang mengakui sendiri fakta pelanggaran konkret dalam proses pemeriksaan lapangan, kecuali ada keadaan khusus seperti disusun secara paksa atau sulit dijadikan bahan pembuktian karena kekurangan isi, sulit menyangkal nilai buktinya. Masalahnya, tanggung jawab membuktikan ‘keadaan khusus’ itu, yakni fakta bahwa disusun karena tekanan, berada di pihak yang diperiksa. Meski ada tekanan dari petugas pemeriksa, membuktikannya di kemudian hari secara realistis sangatlah sulit.

Di lapangan pemeriksaan nyata, tidak sedikit kasus tekanan psikologis langsung diberikan. Di antara kasus yang penulis tangani, ada pula kasus di mana petugas pemeriksa berkata, "Kalau sekarang cap surat konfirmasi ini selesai, tetapi kalau tidak cap, kami harus memeriksa seluruh pembukuan rumah sakit ini." Pada kasus lain, pihak yang diperiksa menyatakan, "Saya bahkan tidak tahu apakah ini melanggar hukum atau tidak, tetapi karena disuruh menulis dulu, saya menulisnya." Dan ada pula kasus di mana surat konfirmasi yang disusun klien pengelola apotek pada hari pemeriksaan lapangan mengikuti panduan petugas pemeriksa memuat sebagian isi yang bahkan klien sendiri tidak ingat.

Jika keadaan seperti di atas terjadi, pihak yang diperiksa harus membuktikan sebaliknya bahwa isi surat pernyataan tidak benar, sehingga bisa jadi menerima tindakan yang tidak adil.

Pemaksaan surat konfirmasi fakta semacam ini dapat termasuk tindak pidana pemaksaan menurut hukum pidana, dan lebih jauh sangat tidak patut karena melanggar hak untuk menolak memberi keterangan yang dijamin konstitusi. Namun, berbeda dengan prosedur pidana, dalam prosedur pemeriksaan administratif jaminan hak para pihak jauh dari itu, dan kesadaran pengadilan atau instansi administrasi atas keabsahan prosedural pun masih lemah. Oleh karena itu, penting bagi para pihak perkara untuk menjaga sendiri hak proseduralnya dengan baik, dan secara konkret pengelola institusi medis dan apotek harus memperhatikan hal-hal berikut saat menghadapi pemeriksaan lapangan.

Pertama, harus membedakan apakah kalimat dalam surat konfirmasi merupakan ‘pernyataan fakta’ atau ‘penilaian hukum’. ‘Ada unggahan tertentu di situs web’ adalah konfirmasi fakta, tetapi ‘unggahan tersebut termasuk pelanggaran Undang-Undang Pelayanan Medis Korea Selatan’ adalah penilaian hukum. Pihak yang diperiksa dapat memastikan fakta perkara, tetapi tidak memiliki dasar hukum untuk mengakui sendiri apakah itu pelanggaran. Penilaian ada tidaknya pelanggaran adalah urusan instansi administrasi dan pengadilan. Oleh karena itu, menolak menandatangani kalimat yang memuat penilaian hukum adalah sah, sehingga meminta agar direvisi menjadi kalimat yang hanya mencantumkan fakta objektif bukanlah permintaan yang berlebihan.

Kedua, penolakan menandatangani adalah hak, bukan ketidakpatuhan. Apabila petugas pemeriksa memaksa tanda tangan atau melontarkan ucapan yang mengisyaratkan kerugian jika menolak, hal itu harus dicatat. Menghubungi pengacara seketika dalam proses pemeriksaan adalah yang terbaik, dan jika sulit, setidaknya mengamankan waktu dengan mengatakan ‘saya akan menandatangani setelah meninjau isinya’ pun dapat mengubah situasi.

Ketiga, jika sudah terlanjur menandatangani, harus segera bergerak. Data yang membuktikan fakta yang berbeda dari isi yang tercantum dalam surat konfirmasi, yaitu resep, catatan peracikan, rekam medis, buku akuntansi, dan rincian transaksi, harus segera diamankan tanpa menunda. Jika terbentuk suasana yang memaksa, mencatat secara rinci situasi saat itu segera setelah pemeriksaan berakhir pun menjadi bukti yang berguna. Rekaman CCTV pada hari pemeriksaan dan keterangan orang sekitar khususnya penting. Karena setelah jangka waktu tertentu berlalu akan tertimpa secara otomatis, harus secepat mungkin meminta penyimpanan rekaman atau menyimpannya sendiri.

Selembar surat konfirmasi fakta dapat menjadi dasar yang menentukan tindakan administratif yang berujung pada penangguhan izin, penghentian usaha, sanksi administratif berupa pembayaran sejumlah uang, hingga pelaporan pidana. Jika memperlakukan tanda tangan pada dokumen yang disodorkan petugas pemeriksa seperti prosedur remeh, di kemudian hari dapat timbul hal yang tidak adil. Oleh karena itu, penting untuk memastikan isinya sebelum menandatangani dan jika perlu memperoleh bantuan ahli.

|Kontribusi| Pengacara Lee Il-hyeong Firma Hukum Daeryun (Perseroan Terbatas) (Kepala Pusat Farmasi Bio Kesehatan)

[Baca artikel selengkapnya]
[Kontribusi] Kiat menanggapi kelaziman permintaan surat konfirmasi fakta saat pemeriksaan institusi medis·apotek (kunjungi)