Kontroversi legalitas pengecekan reputasi yang bertentangan...kepatuhan SDM untuk melindungi perusahaan

-Kolom hukum pengacara Firma Hukum (Perseroan Terbatas) Daeryun Kwon Il

Belakangan, keluar keputusan dari Komite Mediasi Sengketa Data Pribadi yang bermaksud menyatakan bahwa pemeriksaan reputasi tanpa persetujuan yang bersangkutan bukan pelanggaran Undang-Undang Perlindungan Data Pribadi, sehingga menimbulkan cukup banyak gejolak di pasar perekrutan. Yaitu memandang tidak melawan hukum perbuatan mengonfirmasi duduk perkara ke lembaga bimbingan sebelumnya untuk memastikan riwayat kerja palsu pengajar lembaga bimbingan yang direkrut. Terkait hal ini, sebagian pihak menafsirkan optimistis, "Kini boleh menanyakan reputasi ke bekas tempat kerja tanpa sepengetahuan pelamar," tetapi bila diterima sepenuhnya, hal itu dapat menimbulkan risiko hukum yang cukup besar bagi perusahaan sehingga diperlukan kehati-hatian khusus.

Pertama, harus diingat bahwa keputusan komite mediasi sengketa, berbeda dari putusan pengadilan, hanyalah keputusan mediasi yang tidak memiliki kekuatan mengikat secara hukum, dan harus dipahami secara tepat lingkup keputusan komite mediasi sengketa kali ini. Inti kasus tersebut bukan 'reputasi', melainkan 'keaslian riwayat kerja'. Artinya, perbuatan memastikan fakta objektif seperti masa kerja atau jabatan yang dicantumkan dalam resume dipandang sebagai bagian dari prosedur perekrutan yang sah sehingga secara pengecualian diperbolehkan. Namun, bila melampaui hal itu dan masuk ke ranah mengumpulkan penilaian subjektif atas kecenderungan, kemampuan kerja, dan perilaku pelamar, ceritanya berbeda. Sebabnya, menurut Pasal 2 butir 1 huruf b Undang-Undang Perlindungan Data Pribadi Korea Selatan, penilaian subjektif pihak ketiga seperti kecenderungan atau kinerja individu pun, bila dapat mengidentifikasi individu tertentu dengan digabung informasi lain, jelas termasuk data pribadi.

Oleh karena itu, bila perusahaan perekrut mengumpulkan penilaian kepribadian yang keluar dari kategori pemastian fakta tanpa persetujuan dari penanggung jawab personalia bekas tempat kerja, seperti "bagaimana sikap kerja pelamar itu", "apa gesekan dengan rekan atau alasan konkret pengunduran diri", maka perusahaan perekrut besar kemungkinan melanggar Pasal 15 ayat (1) Undang-Undang Perlindungan Data Pribadi Korea Selatan karena mengumpulkan data pribadi tanpa persetujuan subjek data, dan bekas tempat kerja yang menyediakannya melanggar Pasal 17 atau Pasal 18 ayat (1) undang-undang yang sama karena menyediakan data pribadi kepada pihak ketiga melampaui lingkup tujuan pengumpulan, sehingga tidak hanya bekas tempat kerja yang menyediakan informasi, tetapi perusahaan perekrut yang mengumpulkannya secara tidak sah pun tidak dapat lepas dari penghukuman pidana atau sanksi denda administratif. Terutama, perbuatan menanyakan informasi sensitif seperti keanggotaan serikat pekerja atau kondisi kesehatan termasuk data sensitif yang dikenai regulasi tambahan tersendiri (Pasal 23 Undang-Undang Perlindungan Data Pribadi Korea Selatan) sehingga dapat dikenai sanksi yang lebih berat.

Lebih jauh, selain tanggung jawab pidana, ada pula faktor risiko lain berupa tanggung jawab ganti rugi perdata. Meski pemeriksaan reputasi sederhana tidak langsung termasuk 'gangguan mencari kerja' menurut Pasal 40 Undang-Undang Standar Ketenagakerjaan Korea Selatan, lembaga yudisial menerapkan ukuran yang ketat terhadap perbuatan yang melanggar hak penentuan diri atas data pribadi pelamar. Nyatanya, Pengadilan Tinggi Seoul (2018Na2073790) pernah mengakui tanggung jawab ganti rugi akibat perbuatan melawan hukum terhadap perusahaan yang keluar dari kewenangan diskresi yang wajar dan melakukan pemeriksaan reputasi tanpa objektivitas hanya terhadap pelamar tertentu, dengan alasan bahwa hal itu menghilangkan keadilan prosedur perekrutan sehingga melanggar harapan dan kepercayaan wajar pelamar untuk memperoleh penilaian yang adil.

Pada akhirnya, bagi perusahaan verifikasi untuk menyeleksi talenta unggul memang keharusan, tetapi kebiasaan penyelidikan diam-diam yang lemah dasar hukumnya sulit dilindungi dalam sistem pengawasan kepatuhan yang berlaku. Memaksakan penyelidikan sewenang-wenang dengan salah mengira keputusan komite mediasi sengketa kali ini sebagai 'surat pengampunan' dapat menjadi perbuatan yang merusak sendiri legitimasi prosedur perekrutan.

Penanggung jawab hukum dan personalia, untuk menghapus potensi sengketa yang tidak perlu sejak akarnya, harus melembagakan prosedur memberitahukan dengan jelas kemungkinan pelaksanaan pemeriksaan reputasi pada tahap seleksi perekrutan dan memperoleh 'persetujuan tertulis' resmi dari pelamar yang mencantumkan tujuan pengumpulan dan pemanfaatan, item yang dikumpulkan, masa penyimpanan, hak menolak persetujuan, dan kerugiannya (Pasal 15 ayat (2) Undang-Undang Perlindungan Data Pribadi Korea Selatan). Harus diingat bahwa strategi inti perusahaan berupa pengamanan talenta unggul baru dapat memperoleh legitimasinya ketika perangkat pengaman hukum yang saksama dibangun secara dini.

Jurnalis Lee Dong-o (canon35@mt.co.kr)

[Baca artikel selengkapnya]
Kontroversi keabsahan pemeriksaan reputasi yang simpang siur…kepatuhan HR yang melindungi perusahaan (kunjungi tautan)